Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

PESEGA ENTERPRISE S.R.L., CUI 49544145, înregistrată la Registrul Comerțului sub J2024000493356, cu sediul în Loc.Timisoara, jud.Timis, Str. Vasile Alecsandri, Nr.3, Ap.8 Cod Postal 300078, prelucrează datele descrise mai jos în calitate de operator în sensul art. 4 pct. 7 GDPR. Pentru orice solicitare privind datele tale, scrie la contact@stocklink.ro sau sună la +40 790 078 866.

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO): activitatea noastră nu se încadrează în situațiile care impun acest lucru potrivit art. 37 GDPR - nu monitorizăm sistematic persoane pe scară largă și nu prelucrăm categorii speciale de date pe scară largă. Adresa de mai sus este punctul de contact pentru orice chestiune privind datele.

2. Ce date prelucrăm

• Date de cont: nume, adresă de email, telefon (opțional), parolă (stocată criptat de furnizorul nostru de autentificare, niciodată vizibilă nouă).
• Date despre firmă: denumire, CUI, număr de înregistrare, adresă, județ, statut TVA - preluate din registrul public ANAF pe baza CUI-ului introdus de tine.
• Documente de verificare (KYB): act de identitate al reprezentantului, certificat constatator, împuternicire. Acestea conțin date personale și sunt tratate separat, cu acces restrâns.
• Date de activitate: produse, comenzi, cereri de ofertă, mesaje, recenzii, persoane de contact pentru livrare, adrese de livrare.
• Date tehnice: jurnale de eroare și de securitate, inclusiv adresa IP, folosite pentru funcționarea și protecția platformei.
• Statistici de trafic: câte vizite are fiecare pagină, de unde vin vizitatorii (site-ul de proveniență, țara), tipul de dispozitiv și de browser. Sunt anonime și agregate, fără cookie-uri; din adresa paginii eliminăm înainte orice token, adresă de e-mail, text căutat sau număr de document.

Nu colectăm date biometrice și nu facem profilare automată cu efecte juridice asupra ta.

3. De ce le prelucrăm și în ce temei

• Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): crearea contului, funcționarea marketplace-ului, comenzi, mesagerie, facturarea abonamentului.
• Obligație legală (lit. c): facturare și arhivare contabilă, raportare e-Factura, verificarea firmelor.
• Interes legitim (lit. f): prevenirea fraudei, securitatea platformei, limitarea abuzurilor, îmbunătățirea serviciului. Te poți opune oricând.
• Consimțământ (lit. a): doar acolo unde îl cerem explicit - de exemplu cookie-urile neesențiale.

4. Ce date ești obligat să ne dai și ce se întâmplă dacă nu le dai

Nimic din ce cerem nu este cerut de o lege care ți se adresează ție - obligațiile sunt contractuale, adică țin de funcționarea platformei. Concret:

• Nume și adresă de e-mail: necesare pentru a-ți crea contul. Fără ele nu putem deschide un cont și nu ai unde primi notificările și facturile.
• Datele firmei (denumire, CUI): necesare pentru contract și pentru verificarea firmei. Fără ele nu poți fi listat ca furnizor și nu putem emite o factură validă.
• Documentele de verificare (KYB): necesare doar dacă vrei să vinzi pe platformă. Fără ele contul rămâne neverificat: poți naviga, dar magazinul tău nu devine public. Un cont de cumpărător nu are nevoie de ele.
• Persoana de contact și adresa de livrare: necesare doar când plasezi o comandă - furnizorul trebuie să știe unde livrează și pe cine sună.
• Telefonul: opțional. Nu pierzi nimic dacă nu îl completezi; îl folosim doar ca alternativă de contact.
• Cererile publice de aprovizionare (text și fotografie): opționale, și le scrii tu. Ce publici acolo - inclusiv fotografia, dacă atașezi una - devine vizibil furnizorilor cu abonament activ, împreună cu denumirea firmei tale și județul. Nu publica într-o cerere date personale sau documente; pentru orice altceva ai mesageria din comandă, care e privată. Poți șterge oricând o cerere, iar fotografia se șterge odată cu ea.

Nu îți cerem niciodată date care nu sunt necesare scopului de mai sus și nu condiționăm accesul la platformă de acordul pentru altceva.

5. Cine mai are acces

Folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru, pe bază de contract: găzduire și bază de date (Supabase, regiunea UE - Frankfurt), găzduire aplicație și statistici de trafic anonime (Vercel), email tranzacțional (Brevo) și monitorizare erori (Sentry). Datele rămân în Uniunea Europeană; unde un transfer în afara UE este inevitabil, se face pe baza clauzelor contractuale standard.

Separat de aceștia, două firme primesc date de la noi și le prelucrează pe răspunderea lor, ca operatori independenți, fiindcă au propriile obligații legale de îndeplinit - nu acționează pe instrucțiunile noastre: NETOPIA Payments (România), instituție de plată supravegheată de Banca Națională a României, care procesează plata abonamentului cu cardul, și Oblio (România), care emite factura fiscală și o raportează în e-Factura, primind denumirea firmei, CUI, nr. Registrul Comerțului, adresa și e-mailul de contact. Distincția are un efect practic pentru tine: pentru datele prelucrate de ei în această calitate, drepturile prevăzute mai jos se exercită direct față de ei, iar informațiile despre prelucrare se găsesc în politicile lor de confidențialitate.

Celelalte firme din platformă văd doar ce este necesar unei relații comerciale: denumirea firmei, județul, produsele, iar în cadrul unei comenzi - persoana de contact și adresa de livrare pe care le-ai completat. Documentele KYB nu sunt vizibile niciodată altor utilizatori, ci doar echipei de verificare StockLink.

6. Cât timp păstrăm datele

Nu păstrăm nimic „pentru orice eventualitate”. Pentru fiecare categorie de mai jos ai fie un termen exact, fie criteriul după care se calculează - iar când termenul se împlinește, datele sunt șterse efectiv, nu doar ascunse.

• Datele de cont (nume, e-mail, telefon): pe durata contului. Dacă îți ștergi contul, datele personale sunt anonimizate imediat. Rândul în sine rămâne, fără date care să te identifice, pentru că mesajele și comenzile celeilalte firme fac referire la el - altfel s-ar șterge și istoricul ei.
• Datele firmei (denumire, CUI, adresă): pe durata relației contractuale, apoi 3 ani - termenul general de prescripție pentru eventuale litigii comerciale (art. 2517 Cod civil).
• Documente contabile și facturi: 5 ani, calculați de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 36/2023). Acest termen este o obligație legală: nu putem șterge o factură la cerere înainte de împlinirea lui.
• Documentele de verificare a firmei (KYB) - inclusiv actul de identitate al reprezentantului: se șterg, din baza de date și din spațiul de stocare, la 3 ani de la încheierea relației, sau imediat dacă firma este ștearsă din platformă. Le păstrăm doar cât să putem dovedi că verificarea a fost făcută corect; nu avem obligația legală de a le arhiva mai mult, pentru că StockLink nu este entitate raportoare conform Legii nr. 129/2019.
• Comenzi, oferte, mesaje și recenzii: pe durata relației, apoi 3 ani (aceeași prescripție). Sunt documente comerciale ale ambelor firme, așa că nu pot fi șterse unilateral de una dintre ele.
• Jurnalul de audit (cine ce a modificat în panoul de administrare): 3 ani. Există ca să putem reconstitui o acțiune contestată.
• Notificări în aplicație: 12 luni de la citire.
• Cererile publice de aprovizionare (cu fotografia atașată, dacă există): 12 luni după ce cererea a fost închisă de tine sau a expirat. Cât timp e deschisă o păstrăm, fiindcă asta e rostul ei. Poți oricând să o ștergi mai devreme, iar ștergerea elimină și fotografia din stocare, nu doar din listă.
• Jurnale tehnice și de securitate (inclusiv adresa IP): sunt păstrate de furnizorii noștri de infrastructură, nu de noi, cu termenele lor - de ordinul zilelor. Codurile de autentificare și contoarele antifraudă expiră în minute sau ore și sunt șterse automat zilnic.

Când două termene se suprapun, se aplică cel mai lung dintre ele, și doar pentru categoria care îl impune. De exemplu: ștergerea contului anonimizează imediat datele tale personale, dar facturile emise deja rămân până la împlinirea celor 5 ani, pentru că legea contabilității ne obligă.

7. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul acolo unde acesta este temeiul. Scrie-ne la contact@stocklink.ro și îți răspundem în cel mult 30 de zile.

Reține că unele date nu pot fi șterse la cerere cât timp o obligație legală ne cere să le păstrăm (de exemplu facturile).

Dacă nu ești mulțumit de cum îți răspundem, poți depune o plângere la ANSPDCP - Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

• B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București
• anspdcp@dataprotection.ro - dataprotection.ro

Dacă locuiești în alt stat membru, te poți adresa în egală măsură autorității de acolo. Ai de asemenea dreptul de a te adresa direct instanței.

8. Securitate

Datele sunt stocate în UE, criptate în tranzit și în repaus. Documentele de verificare stau într-un spațiu privat, accesibil doar prin linkuri semnate cu durată scurtă. Accesul intern este restrâns și acțiunile administrative se înregistrează într-un jurnal de audit.

Ultima actualizare: 28/09/2026.